【エアコンが動かない？】入居者様からの1本の連絡。管理会社がまず確認すること
「エアコンから風が出ません」
「キッチンの水が流れません」
賃貸管理の現場では、入居者様から設備の不具合に関するご連絡を日常的にいただきます。
オーナー様から見ると、不具合のご連絡を受けたあと、管理会社がどのような確認を行い、どのように対応を進めているのか、見えにくい部分もあるかもしれません。
私たちオルテ地所開発では、設備の不具合に関するご相談をいただいた際、内容によっては、まず弊社で現地の状況を確認する「一次対応」を行っています。
もちろん、すぐに専門業者による対応が必要な場合もあります。
一方で、まず状況を確認することで、その後の対応をスムーズに進められたり、専門業者による修理が必要ない場合もあります。
今回は、入居者様から一本のご連絡をいただいたあと、私たちが行っている「一次対応」と、その後の対応についてご紹介します。
1．まず状況を確認する理由
入居者様から「エアコンが動かない」とご連絡をいただいた場合、すぐに修理業者へ依頼する方法もあります。
ただ、専門業者による確認が必要になった場合、依頼先によっては出張費や点検費などの費用が発生することもあります。
例えば、弊社が提携している工事業者へ依頼する場合と、設備メーカーへ直接依頼する場合では、費用のかかり方が異なることもあります。
そのため、内容によっては、まず現地の状況を確認することがあります。
実際に確認すると、
〇リモコンの”電池切れ”や設定
〇内部フィルターの”目詰まり”
〇ブレーカーが”落ちていた”
〇コンセントの”抜き差し（リセット）で復旧”した
など、専門業者による修理が必要ないケースもあります。
まず状況を「確認」することで、不要な修理費用を抑えられる可能性があります。
また、簡単な確認で改善する場合には、入居者様のご不便を早めに解消できることもあります。
2．専門業者への依頼が必要な場合は
もちろん、機械自体の故障や配管の詰まりなど、専門業者による修理が必要な場合もあります。
そのような場合には、メーカーや型番、製造年数などを確認し、不具合の状況を整理したうえで専門業者へ依頼します。
必要に応じて、現象が分かる写真や動画を撮影したり、現地での確認に立ち会ったりすることもあります。
事前に状況を”整理”しておくことで、業者にも必要な情報を伝えやすくなり、その後の修理や見積もりを”スムーズ”に進められる場合があります。
3．オーナー様へ、判断しやすい形でお伝えするために
現地の状況や業者からの見積もりが分かった段階で、必要に応じてオーナー様へご報告・ご相談を行います。
その際には、単に「修理に〇万円かかります」とお伝えするだけではなく、
〇現在の設備が”どのくらい使用されている”のか
〇今回の修理には”どの程度の費用がかかる”のか
〇”今後も使用を続ける”場合に考えられること
〇”修理”と”交換”、それぞれの選択肢
などを確認しながら、判断に必要な情報をお伝えすることを大切にしています。
設備の状態によっては、今回の修理だけを考えるのではなく、今後の費用や使用年数も含めて考える必要がある場合もあります。
オーナー様にとって、ご判断いただきやすい形で状況をお伝えすることも、管理会社の大切な役割の一つだと考えています。
4．早めの対応が、安心して暮らせる環境につながることも
設備の不具合は、入居者様にとって日々の暮らしに影響することがあります。
だからこそ、ご連絡をいただいた際には、まず状況を確認し、必要な対応につなげていくことが大切です。
「すぐに見に来てくれて助かった」
「状況を確認してもらえて安心した」
このようなお声をいただくこともあります。
一つひとつの対応が、入居者様に安心して暮らしていただける環境につながり、その積み重ねが、長く住み続けていただくことにもつながる場合があります。
そしてそれは、オーナー様にとっても、大切な物件の長期的な運用を考えるうえで、安心につながるのではないでしょうか。
5．オーナー様に安心してお任せいただくために
入居者様からの一本のご連絡から始まる、日々の修繕対応。
その裏には、状況の確認や情報の整理、専門業者との調整、そしてオーナー様へのご報告など、さまざまな対応があります。
すべてを管理会社”だけ”で解決できるわけではありません。
だからこそ、その時々の状況を確認し、必要な人と情報を共有しながら、適切な対応を考えていくことが大切だと私たちは考えています。
日々の管理業務の中には、オーナー様からは見えにくい部分もあるかもしれません。
これからも、オーナー様の大切な資産と、そこに暮らす方々の毎日を支えるために、一つひとつのご相談に誠実に向き合ってまいります。
